Ziele setzen / Hauptaufgaben erfassen
Menschliches Handeln orientiert sich immer an Zielen. Ziele sind gewollte zukünftige Zustände oder Handlungsergebnisse. Sie sind Sollvorstellungen, die dem Handeln Richtung geben.
Menschen verfügen über eine Vielzahl von Zielen. Sie bestehen in der Regel aus relativ unklaren allgemeinen Vorstellungen, die sich zudem häufig widersprechen. So soll ein Haus z.B. schön, praktisch, gut gelegen und preiswert sein.
Viele Ziele sind nur unbewusst vorhanden und gerade deswegen von sehr großem und unbemerktem Einfluss auf das Handeln.
Welches Ziel in einer konkreten Situation handlungsleitend wirkt, wird häufig von einer Denktendenz bestimmt, die man als "Prinzip der Überwertigkeit des aktuellen Motivs" bezeichnen kann. Das heißt, Menschen richten ihre Aufmerksamkeit nahezu automatisch auf den Bereich, in dem sie die größte und bedeutsamste Abweichung zwischen Sollvorstellungen und Realitätswahrnehmungen vermuten, nämlich auf die Probleme, die "am lautesten schreien". Man kann von "Zielbildung durch Alarminformation" sprechen.
Aus zielorientiertem Handeln wird so problemorientiertes "Feuerlöschen", tätig sein wird zum Selbstzweck.
Zielsetzung im Rahmen von Selbstmanagement ist der Versuch, den geschilderten Tendenzen entgegenzuwirken und die zur Verfügung stehende knappe Zeit ganz bewusst zur Erreichung bestimmter, selbst gestellter Ziele zu verwenden.
Klare Ziele sind die Voraussetzung für einen ökonomischen Umgang mit der Zeit und anderen Ressourcen. Wer nicht zielt, trifft allenfalls aus Zufall und verbraucht viel Munition und Zeit.
Von der Klarheit der Ziele ist weiter die Größe des Erfolges abhängig. Man stelle sich vor, ein Sportler würde Hochsprung ohne zu überspringende Latte betreiben. Seine Leistungen werden sehr unregelmäßig sein; eine regelmäßige, steigerbare Leistung ist nicht möglich und seine Maximalhöhe wird niemals die eines Versuches mit Latte sein können.
Klare Ziele sind die Voraussetzung für effektives und effizientes Handeln. Ziele setzen heißt den Weg vom vagen Wünschen über das Wählen zum Wollen zu gehen.
Klare Ziele haben im Rahmen von Selbstmanagement eine Reihe positiver Auswirkungen. Sie
* erhöhen die Handlungsorientierung, setzen Handlungen in Gang
* focussieren die Aufmerksamkeit
* fördern die Konzentration der Kräfte
* mobilisieren die Energie und erhöhen die Ausdauer
* erleichtern Entscheidungen und Prioritätensetzung
* geben Orientierung und vermitteln Sinn
* stärken Disziplin und Willenskraft
* ermöglichen Ergebniskontrolle und Korrektur
* fördern die Selbst-Reflexion
* verhindern Ausreden und Rationalisierungen
* erleichtern und fördern die Zusammenarbeit
* steigern die Intensität des Selbstmanagements
Ohne klare Ziele ist kein Fortschritt beim Selbstmanagement möglich !
Ziele sollen den zu erreichenden Zustand möglichst in aktiver, handlungsorientierter Form beschreiben. Beispiel: "Jeder Kunde erhält innerhalb von 2 Tagen ein ihn zufriedenstellendes Angebot. Kriterien sind :....". Zielformulierungen sollen keine Lösungsansätze enthalten.
Gut formulierte Ziele sind:
anspruchsvoll und herausfordernd
realistisch und erreichbar
vollständig und widerspruchsfrei definiert (wer, was, wie viel, wann, mit wem)
schriftlich fixiert
als erstrebenswert akzeptiert.
Zur Ableitung beruflicher Ziele ist es unerlässlich, zunächst zu prüfen, welchen Beitrag man zum Gesamterfolg eines Unternehmens, einer Organisation leisten soll. Es ist notwendig, zunächst die eigenen Hauptaufgaben zu erkennen und ggf. mit Vorgesetzten zu vereinbaren.
Ebenso ist es notwendig, mit Mitarbeitern Hauptaufgaben zu definieren und zu vereinbaren, um die Voraussetzung sowohl für Delegation als auch für gutes Selbstmanagement der Mitarbeiter zu schaffen.
Es soll noch einmal betont werden :
Ohne klare Ziele sind alle anderen Regeln oder Grundsätze des Selbstmanagements im wahrsten Sinne des Wortes gegenstandslos.
2. Übersicht schaffen
Alltagsbeobachtungen sowie wissenschaftliche Experimente und computergestützte Simulationen zeigen deutlich auf, dass es zur Bewältigung von komplexen, umfangreichen Aufgaben oder Tätigkeiten unerlässlich ist, vor dem Handeln für eine ausreichende Übersicht zu sorgen.
Erfolgreiche Personen zeigen ein typisches Arbeitsverhalten. Sie beginnen einen Problemlösungsprozess damit, dass sie Ziele in Teilziele untergliedern, Aufgaben in Teilaufgaben zerlegen. Erfolgreiche widmen sich der Arbeit.
Weniger Erfolgreiche tun dies gar nicht oder nur unzureichend. Sie stürzen sich in die Arbeit.
Neben der Übersicht über Teilziele, Teilaufgaben oder erforderliche Aktivitäten ist es notwendig, Übersicht über die zeitliche Struktur eines Aufgabenbereiches (Termine) zu gewinnen sowie über alle zur Aufgabenbewältigung relevanten Informationen.
Erfolgreiche unterscheiden sich in einem weiteren Punkt von weniger Erfolgreichen. Sie bringen Teilziele oder Teilaufgaben in einer auf das Gesamtziel und auf die Zeit bezogenen Ordnung. Sie setzen Prioritäten.
3. Prioritäten setzen
Prioritäten setzen heißt, Aufgaben nach den Merkmalen "Wichtigkeit" und "Dringlichkeit" in eine Reihenfolge zu bringen und gemäß dieser Reihenfolge abzuarbeiten.
Eine Aufgabe ist umso wichtiger, je stärker ihre Erledigung zur Zielerreichung beiträgt. Eine Aufgabe ist umso dringlicher, je kürzer die zu ihrer Bewältigung zur Verfügung stehende Zeit ist. Dringlichkeit ist keinesfalls mit Wichtigkeit gleichzusetzen. Es gibt sowohl sehr wichtige aber nicht dringliche als auch sehr dringliche aber nicht wichtige Tätigkeiten.
Erfolgreiche orientieren sich in ihrem Handeln konsequent an Prioritäten. Weniger Erfolgreiche tun dies kaum oder gar nicht. Sie sind daher leichter ablenkbar, wechseln häufiger die Aufgaben und lassen Aufgaben unerledigt liegen.
Die Folge mangelnden Überblicks und unzureichender Prioritätensetzung ist das zumeist unbewusste Gefühl, die Dinge nicht mehr richtig im Griff zu haben. Personen, die das Gefühl mangelnder Kontrolle entwickeln, die vom Verlust ihres Kompetenzgefühls bedroht sind, geraten in massiven Stress und zeigen alle mit Stress verbundenen Symptome.
Besonders bedeutsam sind Verhaltensweisen, die man als "mentale Notfallreaktion" bezeichnen kann. In dieser Situation wird das bewusste Denken reduziert, es kommt zur Automatisierungsumschaltung, die für schnelles Reagieren besser geeignet ist. Schnelligkeit des Handelns geht dann vor der Qualität des Handelns.
Einfache Lösungen werden bevorzugt, das Denken vollzieht sich in Ja-Nein- (schwarz/weiß) Entscheidungen. In der Sprache der Kavallerie heißt es :
Im Zweifel galoppieren !
Dies ist entweder verbunden mit aggressiven Verhaltensweisen (Angriff) oder dem Versuch, die Situation, die Aufgaben zu meiden (Flucht). Angriff besteht z.B. darin, lautstark zu argumentieren, andere zu beschimpfen, usw... Flucht besteht z.B. darin, sich einer anderen Aufgabe (Unwichtiges lesen) oder einer gut beherrschten Teilaufgabe (Kontrolle der Rechtschreibung) zuzuwenden, sich Tagträumen zu widmen oder gar zu resignieren.
Eine wichtige Funktion des Selbstmanagements besteht also darin, das Kompetenzgefühl zu stützen. Selbstmanagement ist auch immer Stressmanagement. Neben dem Schaffen von Überblick und dem Setzen von Prioritäten wirkt sich hier der Tagesplan besonders positiv aus.
4. Tagesplanung machen
Ziele setzen, Übersicht schaffen und Prioritäten setzen sind Tätigkeiten, die sich hauptsächlich der Frage widmen, was getan werden soll. Sie bleiben aber Selbstzweck, wenn die so gefundenen richtigen Dinge nicht auch tatsächlich und richtig getan werden.
Die wirksamste Methode, um Ziele Realität werden zu lassen, ist die Tagesplanung. Der Tagesplan ist das Instrument, um Ziele, Pläne, Ideen, Gedanken in Handlungen umzusetzen, sie quasi zu materialisieren. Er ist die wirkungsvollste Waffe im Kampf gegen die Zeitdiebe.
Die wichtigsten Gründe für die Tagesplanung sind:
* der Tag ist eine für Planungszwecke hinreichend lange aber gut überschaubare zeitliche Einheit
* in Tagen zu planen entspricht dem natürlichen, rhythmischen Zeiterleben der Menschen.
Tagesplanung zerlegt den Weg zu langfristigen Zielen und zur Erfüllung umfangreicher Aufgaben in überschaubare beherrschbare Schritte. Der "Berg" bekommt Stufen, man behält die Dinge im Griff
Tagesplanung bietet die Möglichkeit, auch bei der Bewältigung langfristiger Aufgaben regelmäßig Erfolg zu haben und so eine starke Selbstmotivation aufzubauen. Tagesplanung bändigt die Neigung zu kurzfristigen Erfolgserlebnissen und Anerkennungen und ermöglicht so strategisches Handeln
Tagesplanung ermöglicht tägliche Kontrolle des Weges zum Ziel und so rechtzeitige Maßnahmen bei Abweichungen
der tägliche Vergleich von Plan und Realisierung lässt Rückschlüsse auf die tatsächliche Arbeitsweise zu und schafft so die Basis für Selbstreflexion. Ohne kritische Selbstreflexion gibt es keine Verbesserung im Selbstmanagement
Tagesplanung ist die Basis für Entspannung und Feierabend. Hat man den kommenden Tag planerisch im Griff, so schafft man sich Frei-Zeit, von Problemen freie Zeit
5. Schriftlich planen
Vorteile schriftlicher Planung :
* Sie zwingt zur Präzision.
* Sie ermöglicht flexible und sinnvolle Reaktionen auf Überraschungen. (Bleistift nutzen!).
* Sie vereinfacht den Informationsaustausch.
* Sie entlastet das Gedächtnis und vermittelt Sicherheit.
* Sie fördert die Konzentration auf die wichtigen Aufgaben.
* Sie hat eine motivierende, auffordernde Wirkung.
* Sie fördert Selbstdisziplin.
* Sie ermöglicht Kontrolle des eigenen Arbeitsverhaltens.
* Sie setzt Lernprozesse in Gang.
* Sie ermöglicht die Dokumentation der eigenen Aktivitäten.
Um die Vorteile des schriftlichen Planens voll nutzen zu können und zur vollen positiven Entfaltung der übrigen Selbstmanagement-Regeln reichen Notizzettel oder Notizblöcke natürlich nicht aus. Hier ist der Einsatz eines Ziel- und Zeitplanbuches von Time/system oder einer vernünftigen Zeitmanagementsoftware wie TaskTimer erforderlich.
